OfficeSTAFF

製品体系

 

製品の体系(オプション構成)、ライセンスについて教えてください。

 

登録・検索・閲覧は標準機能です。採番システム・ワークフロー等のオプションは、お客様が必要とする機能を自由に選択できます。また、利用者数に合わせて、ライセンス数（登録ログインアカウント数）を15から10000の範囲で選択できます。 価格等の詳細に関しては、別途お問合せください。

システムの導入

 

インストールはユーザでできますか？

 

インストレーション・ガイドを参考に、お客様でインストールは可能です。お客様のご要望により、弊社ではインストールサービスも承ります。

 

他文書管理システムからの移行は可能ですか？

 

移行元システムより
(1)文書情報CSVファイルと(2)登録してある実体ファイルを媒体として、他文書管理システムからの移行は可能です。(1)(2)のファイルを利用して、一括登録することも可能です。

文書管理

 

文書管理に関する各種制限値について教えてください。

 

以下の表に、OfficeSTAFFの文書管理に関する各種制限値を示します。

項目	内容	制限値
ライブラリ数	システムライブラリ登録数	1～50
フォルダ階層	フォルダの階層数	1～21
フォルダ同一階層作成数	同じ階層に作成可能なフォルダ数	200
ファイル数（バインダ単位）	１バインダに登録できるファイル数	0～300

 

改訂記号(副番)について制限はありますか？

 

改訂記号(副番)の文字数は、10文字以内です。改訂記号(副番)は、マスタ管理の副番テーブルに設定します。インストール直後では、「副番」という名前のテーブルにA～CVまでの副番が用意されています。

 

文書の保管期間が過ぎるとどうなりますか？

 

バインダ(文書)の保管期間は、格納するフォルダに設定します。文書の保管期間が過ぎても、削除等の処理は行いません。但し、ワークフローオプションを導入した場合では、保管期間が近づくと自動的にメールで通知します。

 

一度採番したフォルダの採番ルールを変更できませんか？

 

フォルダに設定された採番ルールは、バインダが登録された後は変更できません。回避策としては、別フォルダを新規に作成し、新しい採番ルールを設定します。

文書の登録

 

図面ファイルの登録における注意はありますか？

 

｢OfficeSTAFF｣のバインダに登録する図面ファイルの形式(構成)は、１図面=1ファイルの原則があり、運用する場合に注意が必要です。
＜弊社２DCADシステム｢図王｣図面の場合＞
図面=1ファイルとなっていますので、登録、閲覧に問題はありません。
（図面枠やシンボル等、外部参照している図形要素も含めて、図面に取り込んでいます。）D00版以前の旧｢図王｣の図面ファイルは、1図面=1ファイルとなっておりませんので、｢OfficeSTAFF｣へ登録する場合には、注意が必要です。
利用には、次の２つの方法が考えられます。
（１） 図王をバージョンアップして、1図面=1ファイルの形式に変換頂き登録する。
（２） D形式の図面ファイル（フォルダ）以下をまとめてアーカイブして、｢OfficeSTAFF｣に登録し、AutoCAD図面
（３） のように一旦ダウンロードし、解凍し利用する。

＜「AutoCAD｣図面の場合＞
外部参照機能を使っている場合、注意が必要です。
（１） 外部参照機能を使わず製図している場合1図面=1ファイルとなっていますので、登録、閲覧に問題はありません。
（２） 外部参照機能を使って製図している場合閲覧・表示において、｢外部参照したファイルがありません｣等のメッセージが表示されます。外部参照した要素に対してバインドし、外部参照機能を使わない場合と同じ1図面 =1ファイルの形式として、登録してください
（３） e-トランスミットで関係ある図面をまとめて保存した場合 Zip形式のアーカイブされたファイルになります。このまま｢OfficeSTAFF｣に登録は可能ですが、図面の閲覧・利用は、一旦ダウンロードし、解凍した上で実施してください。

 

使用可能な文字・禁止文字について教えてください。

 

以下の表に、OfficeSTAFFで使用可能な文字種類を示します。

項目	使用可能文字種類	備考
ログイン名	半角の　0～9　a～z　A～Z　と下記の記号。 半角の　-　_　!　#　^　~　@　.
パスワード	半角の　0～9　a～z　A～Z　と下記の記号。 半角の　_　!　"　#　$　%　&　'　(　)　*　+　,　-　.　/　:　;　<　=　>　?　@　[　\　]　^　`　{　|　}　~
ユーザ名	次の文字を除く、全角、半角文字。 半角の　\　/　:　,　;　*　?　 <　> |　'　"
e-mailアドレス	半角の　0～9　a～z　A～Z　_　@　-　.
グループ名	次の文字を除く、全角、半角文字。 半角の　\　/　:　,　;　*　?　 <　> |　'　"
ライブラリ名	次の文字を除く、全角、半角文字。 全角、半角の　\　/　:　,　;　*　?　 <　> |　'　"　 また、名称の先頭には数字を使用できません。
フォルダ名	次の文字を除く、全角、半角文字。 半角の　\　/　:　,　;　*　?　 <　> |　'　"
バインダ名	次の文字を除く、全角、半角文字。 半角の　\　:　,　;　*　?　|　'　"
ファイル名	次の文字を除く、全角、半角文字。 半角の　\　/　:　,　;　*　?　 <　> |　'　"　　#	#を含むファイル名はWebクライアントから参照不可となります
拡張属性値	次の文字を除く、全角、半角文字。 半角の　\　/　:　,　;　*　?　 <　> |　'　"

 

一括登録機能を使用するための準備はありますか？

 

一括登録機能を使用するためには、ファイルと書誌情報を関連付けしたCSV形式のファイルを準備してください。

文書の検索

 

全文検索の対象となるファイルはどんな形式ですか？

 

全文検索(Fess)の対象となるファイルは基本的に下記になります。

• ●プレーンテキスト
• ●Microsoft Word（2003の.doc形式ファイル、2007,2010,2013の.docx形式ファイル）
• ●Microsoft Excel（2003の.xls形式ファイル、2007,2010,2013の.xlsx形式ファイル）
• ●Microsoft PowerPoint（2003の.ppt形式ファイル、2007,2010,2013の.pptx形式ファイル）
• ●PDFファイル

 

拡張属性マスタに登録されていない言葉が、登録時や、検索時に表示されている。

 

拡張属性マスタに登録されていなくても、登録時にユーザが、新たに入力した文言は、その後の登録・検索画面でマスタに登録された文言と一緒にリスト表示されます。これを避ける場合は、拡張属性をライブラリに定義する時にキー入力を不可にセットすることで、マスタに登録された文言だけで登録や検索が行えます。

文書の回覧（ワークフロー）

 

検認(承認)ルートに回した文書を引き戻すことはできますか？

 

最終検認者の処理前ならば、引き戻すことができます。
引き戻した文書は、作業中となり、削除、変更することができます。

 

ワークフローの回覧ルートを自由に変更できますか？

 

フォルダ毎のパラメータ設定において、以下の条件の下で、回覧ルートを登録者がバインダ登録時に自由に変更できます。

• ●回覧の変更可を選択
• ●（削除可/挿入可/追加可）すべてがチェック済み

文書の表示

 

ツリー表示の順を変更できないのですか？もしくは、ユーザによってツリー表示の順が違うのですが。

 

ツリー表示に限らず、画面左上にある「設定」ボタンをクリックすることにより表示される利用者設定画面から、ツリー表示や一覧表示などをユーザ毎にカスタマイズできます。

セキュリティ管理

 

1人のユーザに対してアクセス権が複数設定されていた場合、どのアクセス権が有効になりますか？

 

1人のユーザに対してアクセス権が複数設定されていた場合には、所属する組織・職制に対するアクセス権より、ユーザに対して設定されているアクセス権が有効になります。また、ユーザに対するアクセス権の設定がなく、複数の所属する組織に異なるアクセス権が設定されていた場合には、高い方が有効になります。
更新権（削除）＞更新権（変更）＞更新権（追加）＞参照権＞表示権＞なし

システム管理・運用環境設定

 

ファイルのドラッグ＆ドロップ機能を使う場合にインストールするプログラムはありますか？

 

ファイルのドラッグ＆ドロップ機能をお使い頂くには、Javaプログラム（JREランタイム）のインストールが必要です。詳細については、ユーザーズガイドを参照してください。