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文書管理/電子ファイリングシステムOfficeSTAFF

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文書管理機能
・複合ドキュメント管理機能
・文書番号の自動採番機能
・タイムスタンプ機能
・文書の履歴管理機能
複合ドキュメント管理機能
複合ドキュメント管理機能の画像
OfficeSTAFFは、書類や写真などをバインダに綴じ、フォルダにしまってオフィスの書類棚に入れるのと同じ要領で使えます。

バインダ単位で登録や検索ができる複合ドキュメント管理方式を採用しています。
そのため関連する資料をひとまとめにしてファイリングしたり、取り出したりすることができます。
 
ファイリングするファイルの種類は選びません。
文書番号の自動採番機能
あらかじめ分類されたフォルダに登録するだけで自動的に資料番号が採番できます。資料の改訂時には自動的に
副番(改訂履歴番号)が付加され、旧版の保管管理も可能です。
※採番体系を設定する機能をご利用頂くには、採番システムオプションが必要です。
 
資料採番体系の例の画像
タイムスタンプ機能
【タイムスタンプ対応について】
登録ファイル(編集用ファイル)は、PDFファイルに変換されタイムスタンプを付与できます。
タイムスタンプを付与したPDFファイルは、正本(原本)ファイルとして管理されます。
【タイムスタンプ付与の目的】
@電子帳簿保存法の対応:電子的に作成した文書だけではなく、紙媒体で作成した書類(財務帳票など)を
スキャンで電子データに変換し、紙の正本(原本)の代わりに電子データで
保存することによって、ペーパーレスが可能となります。
A先使用権の証明:知的財産権の保護に役立ちます。
B契約書の印紙コストの低減:電子契約の推進により印紙の省略が可能となります。
注釈:
@タイムスタンプ:電子データがある時刻に存在していたこと、およびその時刻以降に当該電子データが
改ざんされていないことを第三者機関により証明できる時刻証明情報。
A本機能利用には閲覧ファイル管理オプションのご購入が前提となります。
タイムスタンプ機能の画像

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